Antidotum na brak czasu, czyli o systemach nowej generacji…

2021-04-02 Blanka Retmanska-Man

Oderwijmy się od obecnej trudnej sytuacji, gdyż ten stan rzeczy nie będzie trwał wiecznie. Pracujemy teraz „systemem rwanym” raz coś możemy, a za chwilę nie. Musimy być elastyczni i multifunkcyjni. Kwestia optymalizacji kosztów jest dla nas priorytetowa. I niewątpliwie wierzę, że gdy sytuacja się poprawi nam zostanie jedno – nadzór nad kosztami, a dodatkowo będziemy sprzedawać świadomie, aby odrabiać straty i wypracowywać zyski.
Powiecie że to kwestia bezsporna. Wszyscy czekamy, aż pandemia da nam wreszcie normalnie funkcjonować, odbudować działy sprzedaży i sprzedawać, sprzedawać, sprzedawać… Tylko w jakiej cenie??? Czy nie należy się bać, że sprzedawcy, zwłaszcza gdy zacznie wracać MICE, będą sprzedawać „za wszelką cenę” bojąc się, że klient ucieknie do konkurencji i tłumacząc że przecież ma mniejszy budżet, bo też stracił przez Covid? A może sprzedawcy będą chcieli udowodnić swoją wartość nie poprzez jakość sprzedaży tylko poprzez ilość???
Miejmy nadzieję, że sprzedawcy nie obrażą się za te słowa. Wydaje się jednak, że z takimi problemami mimo wszystko przyjdzie się nam zmierzyć, Będziemy sprzedawać, sprzedawać, sprzedawać. Dlatego już teraz warto zastanowić się nad rozwiązaniami, które przeanalizują dane i dadzą sprzedawcy rekomendację za ile powinien sprzedać.
I teraz dopiero podniósł się rwetes ;-). Jak to system ma decydować?! Absolutnie nie ma. Nie takie jest zadanie programów dostarczających rekomendacje. One mają za zadanie przedstawić nam dane, propozycje cenowe, która w danym czasie wg założeń wydaje się optymalna, abyśmy mogli zarobić jak najwięcej. Ostateczną decyzje i tak podejmie sprzedawca. Różnica polega na tym, że sprzedawca podejmie decyzję świadomie, na podstawie dostarczonych danych. Dając konkretny przykład….
Sprzedawca przygotowując ofertę dla klienta dostaje od systemu informacje: Cena pokoju rekomendowana na ten termin to:490 zł netto, ostatnia cena pokoju dla tego klienta: to 420, przerwę kawową sprzedałeś za 59 zł, a cenę na osobę w stosunku do ostatniej realizacji masz o 96 zł wyższą. Mrzonka? Nie. To właśnie w takie narzędzia powinniśmy uzbrajać naszych „żołnierzy”.
Oczywiście nie da się tego zrobić jeśli nasze systemy nie będą się ze sobą komunikowały i przesyłały sobie danych.


Horeca Idea w tej chwili integruje się z systemem proRMS. Dlatego poprosiłam Michała Forysiaka Prezesa Qualpro, aby podzielił się nie tylko własną wizją korzyści płynących z analizy danych, integracji systemów oraz własnym doświadczeniem jako hotelarza w ww. obszarach.

Dlaczego tak ważna jest współpraca pomiędzy różnymi systemami? Czy możemy dzięki temu budować prawdziwą przewagę konkurencyjną?
Technologia jest kołem zamachowym w wielu branżach i tak dzieje się również w hotelarstwie. Współpraca między systemami tworzy nową jakość. Usprawnia przepływ i zbieranie danych, bez konieczności angażowania w ten proces pracowników, dostarcza i przede wszystkim łączy dane z wielu różnych źródeł ułatwiając ich analizę i tworząc szeroką bazę do wyciągania wniosków. Można więc powiedzieć, że synergia systemowa optymalizuje procesy i czas. Współpraca systemów to wyższa jakość danych, lepsza efektywność pracy, szybsze przetwarzanie informacji, ułatwienie ich interpretacji, co z kolei przekłada się na trafne decyzje. A trafne decyzje to fundament budowania przewagi biznesowej.

Byłeś dyrektorem ds. optymalizacji przychodów w hotelu. Zajmowałeś się analizowaniem danych. Czy możesz powiedzieć z własnego doświadczenia, ile czasu poświęca się na ustawienie polityki cenowej bez systemu RM i korzystając z odpowiednich programów?

Codzienna aktualizacja polityki cenowej może wyglądać dla każdego obiektu nieco inaczej, ponieważ na każdym rynku na sytuację mają wpływ różne czynniki, a gromadzenie, przetworzenie i interpretacja dotyczy dużej ilości danych. Pierwsze techniki RM były stosowane jeszcze bez dedykowanych narzędzi, ponieważ te ostatnie nie były w naszym (rynek polski) zasięgu. Ciężkie początki mogą być jednak inspirujące. Sam spędziłem wiele godzin składając rozproszone dane wyciągnięte z różnych źródeł i w różnym formacie i jak większość Revenue Managerów tworzyłem na potrzeby swoich analiz mikronarzędzia w Excell’u. Uczciwa i szczegółowa analiza „na piechotę” wymaga jednak dużego nakładu czasu i pracy, a czas to pieniądz. Pracując przez wiele lat na różnych RMS-ach, jedno mogę z całą pewnością potwierdzić: pomoc dedykowanych systemów, uwalnia czas, który wykorzystać można na analizę i decyzje, aby skutecznie zwiększać przychody hotelu.
Systemy RMS przetwarzające miliony rekordów danych, korelujące różne czynniki i zdarzenia zewnętrzne w celu wysyłania gotowych rekomendacji powinny być traktowane jako inwestycja, która bardzo szybko się zwraca. Dzięki nim bowiem nie grożą nam straty wynikające z braku odpowiedniej reakcji, złych lub co gorsza niepodjętych na czas decyzji. Miejmy z tyłu głowy, że często trudne do wyliczenia koszty z tytułu wspomnianych strat znacznie przekraczają wdrożenie dedykowanych specjalistycznych narzędzi.

Co wg Ciebie jest istotą pracy na rekomendacjach systemowych dla zapytań grupowych? Jak powinniśmy je wykorzystywać?

Istota pracy polega przede wszystkim na zastosowaniu dynamicznego cennika. Wiele hoteli korzysta nadal z stałych cenników przybitych złotym gwoździem do ściany w dziale sprzedaży ;-) Tymczasem przecież każde zapytanie jest inne. Różnią się ilość zamawianych usług, data zapytania, data rezerwacji, długości pobytu, warunki anulacji, stan dostępności pokoi i sal konferencyjnych, planowany czas przyjazdu, planowany czas wyjazdu, sposób realizacji rezerwacji, możliwość rozpatrzenia alternatywnych dat, konkurencja, potencjalne równoległe eventy oraz wiele innych elementów. Praktycznie każdy dzień rządzi się swoimi prawami, a dodatkowo sytuacja jest dynamiczna, bo hotel to przecież żywy organizm. System bierze to wszystko pod uwagę i wytycza swoje propozycje dotyczące wysokości cen oraz dostępności dla poszczególnych segmentów. To jest istota rekomendacji, a tym samym ogromny komfort pracy dla Revenue Managera (a także sprzedawców!). Rekomendacje są syntezą wiedzy systemu i ułatwieniem pracy osoby zajmującej się optymalizacją przychodów.
 

Ważne jest, że dostarczenie prawdziwie wartościowych podpowiedzi przez system RMS wymaga jego pełnej integracji z PMS (aby szczegółowo przetwarzać dane choćby dotyczące sprzedaży wykonanej wg segmentu i centrów przychodowych) oraz dobrej integracji z CRM. Dodatkowo tam, gdzie funkcjonuje przestrzeń konferencyjna czy eventowa – integracja powinna następować także z systemem do zarządzania wydarzeniami. Dzięki temu użytkownik bardzo szybko otrzyma gotowe rekomendacje, współpraca z klientami/gośćmi będzie przebiegała sprawniej, a przychody będą generowane w systematyczny i przewidywalny sposób.

 


I na koniec jednym zdaniem:

Szybkość pracy związana jest z optymalizacją kosztów, jakość pracy z optymalną (często wyższą) ceną, a zaoszczędzony czas generuje lepsze relacje z klientami 😊.

Czekając na lepszy czas zastanówmy się, jak się przygotować do efektywnej sprzedaży.
Kiedy jak nie teraz.


Bądźmy zdrowi!

 

Ostatnie posty

Marketing hotelowy w 2021

MP Power Awards - znamy nominacje!

Integrujemy się!

Antidotum na brak czasu, czyli o systemach nowej generacji…

Forum #akcjaautomatyzacja